Ben jij die daadkrachtige en netwerkende managementondersteuner? Werk jij graag samen aan een concreet resultaat? Kom dan bij Portaal werken als secretaresse en draag er aan bij dat alles op rolletjes loopt in onze mooie organisatie.

Proactief, creatief en sensitief

In deze rol vervul je als secretaresse een proactieve, ondersteunende rol naar enkele managers en hun teams. Concreet betekent dit dat de managers volledig ondersteund en voorbereid naar al hun afspraken kunnen. Je zorgt voor up-to-date agenda’s, de juiste informatie en documentatie naar alle betrokkenen, geschikte locaties en opvolging van gemaakte afspraken. Het agendabeheer kan complex zijn door de hoeveelheid betrokkenen en hun volle agenda’s. Jij kan als geen ander het onmogelijke mogelijk maken met je creativiteit en sensitiviteit om ook rekening te houden met de belangen van anderen.

Pragmatisch, efficiënt en daadkrachtig

Ook bereid je de agenda voor van een aantal structurele overleggen waar de managers verantwoordelijk voor zijn. En ook voor vaste overleggen die vanuit Control worden georganiseerd. Hiertoe verzamel je de agendapunten, regel je de (digitale) locatie en zorg je dat alle betrokkenen op tijd en volledig geïnformeerd zijn met alle benodigde documenten.

De vragen vanuit de teams hebben vooral te maken met het ondersteunen bij het maken van afspraken. Ook bewaak je de voortgang in de afgesproken acties. Tot slot pak je een stuk administratie op rondom inkooporders.

Samen

In deze functie werk je nauw samen met je collega secretaresses in het Huis van Portaal. Uit deze samenwerking kunnen andere werkzaamheden voor jou voortkomen. Ook vervangen jullie elkaar bij afwezigheid. 

Wij bieden deze uitdagende functie aan voor 20 uur per week. Je mag deze uren verspreiden over 3, 4 of 5 dagen per week. Bij Portaal vinden we het belangrijk te sturen op resultaten. Wij geloven dat je deze bereikt door een goede samenwerking met collega’s en relaties. Aan deze samenwerking geef je zelf vorm door het kiezen van een goede mix in persoonlijke ontmoetingen en digitale afspraken. Flexibele werktijden (vanuit huis en op kantoor) is bij ons vanzelfsprekend. Je ontmoet je collega’s voornamelijk op ons kantoor in Utrecht (het Huis van Portaal). 

Deze functie is ingeschaald in salarisschaal F, het salaris bedraagt minimaal € 2.684,- en maximaal € 3.259,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (36 uur).

Naast een mooi basissalaris hebben we een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo bouw je bij Portaal een drietal persoonlijke budgetten op dat je naar eigen inzicht kunt besteden aan training en ontwikkeling van je persoonlijke loopbaan, gezond werken en een goede inrichting van je thuiswerkplek. Ook hebben we een eindejaarsuitkering, goede pensioenregeling en reiskostenregeling. Bovenal investeren we in jou en jouw ontwikkeling!

Portaal is één van de grootste woningcorporaties van het land, verspreid over het midden van Nederland. De vijf regiokantoren in Leiden, Utrecht, Amersfoort, Arnhem en Nijmegen zijn primair gericht op de verhuur van de woningen en de verbetering van de leefbaarheid in die regio’s. Het centrale ontmoetingspunt van de organisatie is het Huis van Portaal in Utrecht.

Portaal is een ambitieuze woningcorporatie. We bouwen, beheren en renoveren woningen, en zetten ook een stap verder. We dragen bij aan goed samenleven in de wijken. Dat doen we door ons in te zetten voor inclusieve buurten en verduurzaming van onze woningen. Daar worden onze huurders uiteindelijk beter van.

De afdeling

Eén van de bedrijfsonderdelen is Advies en Services (A&S). Officemanagement is één van de afdelingen van A&S. Deze afdeling bestaat uit ruim 20 secretaresses en een teamleider. Jij wordt onderdeel van deze afdeling. Iedereen heeft zijn eigen aandachtsgebied en daarnaast één of enkele thema’s in zijn portefeuille. Hoewel collega’s over verschillende regio’s zijn verspreid, is er regelmatig onderling contact en afstemming.